Аудит бизнес-процессов

    Традиционно под аудитом понимают независимую проверку бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организациии. 
Аудит в обязательном порядке необходим: 
- при покупке бизнеса; 
- при реструктуризации; 
- при повышении правовой защищенности; 
- при предстоящей налоговой проверке; 
- для снижения судебных рисков.
Однако, финансовый аудит, по большому счету, может лишь констатировать наличие или отсутствие финансовых проблем в компании. А вот выявить проблемы в функционировании организации, которые влекут дополнительные расходы и издержки может только аудит бизнес-процессов.
     Как провести такой аудит? Все достаточно просто.
Начнем с того, что такое бизнес-процесс. Бизнес-процесс - это постоянно повторяющиеся действия, направленные на получение определенного результата. Например, бизнес-процесс "Прием изделия в ремонт" в сервисном центре состоит из:
1. Приветствия клиента
2. Выяснения потребности клиента
3. Разъяснения клиенту сроков, стоимости, гарантий на ремонт изделия 
4. Оформления изделия в ремонт в учетной системе 
5. Оформление документов, подтверждающих прием изделия в ремонт
6. Прощание с клиентом
Таким образом, всю деятельность Вашей компании можно разделить на такие бизнес-процессы.
      И первое, что необходимо сделать - формализовать (описать) "как есть" все бизнес-процессы, которые протекают в компании. Для чего? Если у сотрудника нет четко определенного набора действий (а бизнес-процесс и есть по сути набор действий), то по сути в компании БАРДАК! Другими словами, каждый сотрудник выполняет свои задачи в меру своего понимания и таланта: один лучше, другой хуже, третий - вообще не выполяет.
Уже в процессе формализации бизнес-процессов Вы увидите огромное количество "дыр", которые были незаметны для Вас. Будьте готовы, ожесточенные споры с сотрудниками неизбежны в этом процессе!
      После описания бизнес-процессов необходимо выделить "владельцев процессов" - это сотрудники, которые выполняют бизнес-процессы. Пример из того же сервисного центра: владелец бизнес-процесса "Прием изделия в ремонт" сотрудник с должностью "Приемщик". Обратите внимание на нюанс - у процесса кроме владельца могут быть еще и другие участники. Забегая вперед отметим, что такие бизнес-процессы наиболее сложны для оптимизации.
      Что в итоге даст Вам формализация бизнес-процессов?
1. Понимание того, как на самом деле работает Ваша компания.
2. Стандартизацию всех процессов для дальнейшего внедрения системы учета и KPI. 
3. Повышение управляемости Вашего бизнеса.
4. Уменьшение зависимости от человеческого фактора: работа по четким инструкциям более проста, компетенции сотрудников могут быть ниже, а значит и экономия на зарплате может быть больше.
      Мы настоятельно рекомендуем Вам провести аудит и формализацию бизнес-процессов перед тем как:
- корректировать организационную структуру компании
- развивать или внедрять IT-системы
- писать инструкции для персонала
Эти инновации не будут работать вообще или результаты от их внедрения будут несоразмерны затратам.
Пристальное внимание надо обратить на внедрение IT-технологий и систем. Автоматизация "кривых бизнес-процессов" приведет не к уменьшению бардака, а к появлению автоматизированного бардака! Сопротивление нововведениям со стороны персонала будет максимальным, т.к. в мутной воде жить легче всем (кроме владельцев и топ-менеджмента).
      Далее, Вам будет необходимо заняться оптимизацией бизнес-процессов. Что это такое и как ее выполнить? Об этом в следующей статье. 
      И последнее. Конечно, Ваши сотрудники смогут сами выполнить формализацию бизнес-процессов, однако, нужно быть готовым к тому, что Вы встретите не тольок противодействие со стороны исполнителей, но и подчас откровенный саботаж. Более того, найти компетентного исполнителя для такого важного процесса непросто. 
Наша компания может помочь Вам в непростом деле наведения порядка в бизнесе. Мы обладаем всеми необходимыми знаниями и ресурсами для выполнения таких задач. Стоимость наших услуг Вы сможете найти в разделе "Цены".