Оптимизация бизнес-процессов

       Итак, с формализацией бизнес-процессов "как есть" в Вашей компании мы закончили. Обратите внимание на фразу "как есть". Это ключевой момент, потому что описывать бизнес-процессы нужно именно так, как они существуют. Ничего придумывать и дорабатывать на ходу не нужно. Почему? Потому что оптимизация как правило не касается одного-двух процессов, бизнес-процессы имеют свойство пересекаться, перетекать из одного в другой и т.п., поэтому аналитик (а именно так называется сотрудник, который занимается оптимизацией бизнес-процессов) будет строить новые регламенты не для каждого отдельного процесса, а для совокупности всех. Это сложная работа, требующая не только большого опыта, но и высокого интеллекта. 
Чтобы Вы составили представление о процессе оптимизации приведем пример из нашего опыта.
    SIM-карты одного сотового оператора "прошивались" под каждую конкретную область в его региональном офисе. Эти СИМ-карты 1 раз в 2 недели отправлялись в салоны связи . Центральный распределительный склад находился в Москве, а салоны связи - ну, Вы знаете, они почти на каждом углу. Затраты на транспортировку этих маленьких посылок были колоссальные. Нам удалось снизить затраты почти в 2 раза... Как? Очень просто: по нашей рекомендации оператор заключил договор с транспортной компанией и она стала забирать из каждого регионального офиса посылки с SIM-картами и отправлять в Москву на центральный склад, где СИМ-карты упаковывались в посылки с товаром (телефонами, аксессуарами и т.п.), предназначавшиеся в каждый салон связи. Как известно, доставка из крупного регионального центра в Москву стоит намного дешевле, чем доставка в небольшой населенный пункт, а отправка в каждый салон связи с центрального склада уже входила в себестоимость товара. 
Таким образом, оптимизация бизнес-процесса доставки SIM-карт в салоны связи не только увеличила прибыль компании, но и избавила от необходимости иметь сотрудников (которые получали и отправляли посылки), контролировать их, выявлять пропажи при транспортировке в салоны и т.п. 
     Очень хорошим вариантом оптимизации является процесс копирования. Он наиболее быстрый, легко реализуемый, наименее затратный. Копировать очень просто: смотрите как работает Ваш успешный конкурент и внедряете у себя в компании самые лучшие решения. Для этого можно попытаться нанять на работу сотрудника, у которого есть опыт работы у конкурента. Сотрудник, проработавший более года в компании на позиции начальника подразделения, расскажет Вам много интересного.
      Можно нанять на постоянную работу аналитика бизнес-процессов. В этом случае старайтесь брать человека, который работал в сегменте Вашего бизнеса. Однако, если компания не расчитывает на постоянный глобальный рост, такой сотрудник через несколько месяцев будет просто без работы.
И конечно, наша компания сможет справиться с этой задачей в самые кратчайшие сроки.
      Стоит упомянуть и о внедрении оптимизированных бизнес-процессов. Это очень непростая задача, так как психика людей старается отвергать любые изменения. Обратите внимание: основная масса людей старается жить в стабильности, изменения в любых проявлениях встречаются "в штыки", особенно в возрасте старше 35 лет. Будьте готовы не только к игнорированию, саботажу, но и к увольнениям. Причем, увольняться могут не только бездельники, но и прилежные сотрудники. 
Самый лучший вариант - назначить ответственного за весь процесс оптимизации. Этот сотрудник должен быть способен справляться с нетривиальными задачами, обладать большим опытом, высоким интеллектом, разбираться в тонкостях Вашего бизнеса, уметь воплотить в жизнь любое решение. Он должен быть тем звеном, которое будет связывать аналитика (или компанию, выполняющую процесс оптимизации) и сотрудников компании.